Ohjeistusta alajaostotoimintaan

Alajaostotoiminnalla tarkoitetaan tässä yhteydessä Suomen Shetlanninponiyhdistys ry:n toimintaa, joka keskittyy jonkin tietyn alueen alueelle (esimerkiksi Länsirannikko, Pohjanmaa).

•  Alajaoston tarkoitus on saattaa yhteen toiminta-alueen shetlanninponiharrastajia, ja sitä kautta saada järjestettyä sopivaa toimintaa ja tapahtumia kyseiselle alueelle.
• Alajaoston voivat perustaa ketkä tahansa Suomen Shetlanninponiyhdistys Ry:n jäsenet, jotka vaikuttavat maantieteellisesti samalla alueella Alajaoston perustamista varten tarvitaan pieni ryhmä henkilöitä, joista yksi toimii yhteyshenkilönä yhdistykseen
• Alajaoston aluerajaus sovitaan yhdessä johtokunnan kanssa. Aluerajauksen ei tarvitse olla tiukka, riittää kun toiminnan alue on suurinpiirtein määritelty. Tähän vaikuttavat mm. muiden alajaostojen toiminta-alueet.
• Yhdistyksen johtokunta ja alajaoston "kantaryhmä" sopivat yhdessä alajaoston perustamiskokouksesta, jonne yleisen kutsun lisäksi mahdollisuuksien mukaan tulee joku johtokunnankin jäsenistä kertomaan alajaoston tiomintamahdollisuuksista. Perustamiskokouksessa sovitaan alajaoston ja yhdistyksen yhteydenpidosta, tilinhoidosta sekä muista esille nousevista asioista
• Alajaoston tili voidaan perustaa Shetlanninponiyhdistyksen alle. Tällöin tilinkäyttöoikeus on alajaoston edustajalla sekä Shetlanninponiyhdistyksen rahastonhoitajalla. Tili on kuitenkin ainoastaan alajaoston käytössä. Kirjanpito hoituu yhdistyksen kautta, ja tilinkäyttömaksuista vastaa alajaosto.
• Alajaostosta valitaan yksi henkilö, joka vastaa yhteydenpidosta yhdistykseen. Tämä henkilö tiedottaa yhdistykselle alajaoston mahdollisista tapahtumista, sekä toimittaa vuosittain tammikuun loppuun mennessä vapaamuotoisen toimintakertomuksen edelliseltä vuodelta.
• Alajaosto ei peri omaa jäsenmaksuaan, vaan yhdistyksen jäsenet ovat automaattisesti alajaostonkin jäseniä. Alajaostotoimintaan voivat osallistua kaikki kyseisen alueen jäsenet, jotka ovat maksaneet Shetlanninponiyhdistyksen jäsenmaksun kuluvalta vuodelta. Alajaoston järjestämään toimintaan voi osallistua kuka tahansa, mikäli järjestäjä ei erikseen rajaa osallistumisoikeutta vain jäsenille.
• Alajaosto voi itsenäisesti järjestää haluamansa laista toimintaa ja tapahtumia, kuten näyttelyitä (rotunäyttelyt anottava yhdistykseltä vuosittain ilmoitettuun eräpäivään mennessä), kursseja, tempauksia, luentoja, kimppakyytejä ja niin edelleen ilman yhdistyksen erillistä lupaa. Tapahtumista olisi kuitenkin suotavaa ilmoittaa myös shetlanninponiyhdistyksen kotisivujen kalenterissa.
• Yhdistys tukee alajaostojen toimintaa mahdollisuuksien mukaan. Mikäli alajaosto haluaa järjestää näyttelyitä, yhdistys lahjoittaa alajaostolle oman osallistujanumerosarjan (1-100, tarvittaessa pitempi). Yhdistys tukee alajaostojen näyttelyitä hieman enemmän kuin ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa järjestettyjä näyttelyitä (tuen muoto/määrä vahvistetaan vuosittain). Mikäli alajaosto haluaa näyttelylleen ulkomaisen tuomarin, voi alajaosto anoa yhdistykseltä ylimääräistä tukea tuomarin kuluihin. Mahdollista on pyytää yhdistykseltä tukea myös muunlaisiin tapahtumiin/toimintaan, mikäli alajaosto näkee sen tarpeelliseksi.
• Halutessaan alajaosto voi tehdä omat kotisivut. Näillä sivuilla alajaosto voi esimerkiksi esitellä toimintaansa, kertoa menneistä ja tulevista tapahtumista, sekä ilmoittaa yhteyshenkilön johon alajaoston toiminnasta kiinnostuneet voivat olla yhteydessä. Sivut linkitetään yhdistyksen kotisivuille.
• Tapahtumilla ja tilaisuuksilla mahdollisesti hankkimansa varat alajaosto voi käyttää haluamallansa tavalla, kuitenkin painottuen alajaoston toiminnan kehittämiseen.
• Mikäli alajaoston toiminta jossain vaiheessa päättyy, palautuvat yhdistyksen alajaostolle lahjoittamat tavarat (esimerkiksi näyttelynumerot) takaisin yhdistykselle. Mahdolliset tilille jääneet varat siirtyvät yhdistykselle, ja alajaoston tili suljetaan.

Kiinnostaako alajaostotoiminnan perustaminen alueellesi?

Alajaostotoiminnasta voit kysellä tarkemmin sähköpostitse shettisyhdistys (at) gmail.com